WhatsApp im Vertrieb: Anfragen richtig anschreiben
Wann WhatsApp im Vertrieb sinnvoll ist
WhatsApp lohnt sich vor allem, wenn ein Mensch schon Kontakt zu dir gesucht hat: nach einer Anfrage, nach einem verpassten Anruf und rund um Termine.
Viele Menschen gehen nicht an unbekannte Nummern. Das ist kein Desinteresse, sondern Gewohnheit. Eine kurze Nachricht wird dagegen fast immer gelesen und kann beantwortet werden, wann es passt. Im Vertrieb ergeben sich daraus drei typische Einsätze:
- Nach einer Anfrage, wenn der erste Anruf nicht durchgeht.
- Zur Terminbestätigung mit Datum, Uhrzeit und Link.
- Als Erinnerung am Vortag oder kurz vor dem Termin.
Was WhatsApp nicht ist: ein Weg, fremde Menschen kalt anzuschreiben. Dafür ist es rechtlich und menschlich der falsche Ort.
Was rechtlich gilt
Werbliche WhatsApp-Nachrichten brauchen eine vorherige Einwilligung, und beim Datenschutz solltest du private und geschäftliche Nutzung trennen.
Einwilligung
WhatsApp-Nachrichten gelten als elektronische Nachrichten. Für Werbung auf diesem Weg verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Wer über ein Formular anfragt, kann dort einwilligen, per Telefon und WhatsApp kontaktiert zu werden. Diese Einwilligung sollte klar formuliert und mit der Anfrage gespeichert sein. Mehr zur rechtlichen Seite der Ansprache steht in Kaltakquise verboten?.
Datenschutz
Die normale WhatsApp-App gleicht auf Wunsch das Adressbuch mit WhatsApp ab. Liegen dort Kundendaten, werden sie mit übertragen. Datenschutzbehörden sehen das bei geschäftlicher Nutzung kritisch. Deshalb gilt: Kundenkontakte gehören nicht ins private Handy-Adressbuch mit aktiviertem WhatsApp-Abgleich. Nutze ein eigenes Geschäftskonto und kläre die Details mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt.
Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.
WhatsApp Business App oder WhatsApp Business Plattform
Für einzelne Berater reicht meist die WhatsApp Business App, für Teams und Automatisierung gibt es die WhatsApp Business Plattform.
- WhatsApp Business App: kostenlos, auf dem Handy, mit Firmenprofil, Abwesenheitsnachricht und gespeicherten Kurzantworten. Gut für einzelne Berater.
- WhatsApp Business Plattform: die Schnittstelle von Meta für Unternehmen, meist über einen Anbieter angebunden. Mehrere Mitarbeiter können über eine Nummer schreiben, Nachrichten lassen sich automatisieren und mit anderen Systemen verbinden. Nachrichten, die du außerhalb eines laufenden Gesprächs anstößt, laufen dort über vorab freigegebene Vorlagen und sind kostenpflichtig.
Für Teams lohnt sich die Plattform, weil Anfragen nicht auf dem Handy eines einzelnen Beraters landen und niemand den Überblick verliert.
Die erste Nachricht nach einer Anfrage
Die erste Nachricht sollte kurz sein, an die Anfrage anknüpfen und genau eine einfache Frage stellen.
Wer angefragt hat, erinnert sich nicht immer sofort. Deshalb gehören in die erste Nachricht drei Dinge: wer du bist, worauf du dich beziehst und was der nächste Schritt ist. Zum Beispiel:
„Hallo Herr Wagner, hier ist Thomas Berger. Sie haben gestern über Instagram eine Einschätzung zu Ihrer Krankenversicherung angefragt. Ich habe Sie gerade nicht erreicht. Passt es Ihnen heute Abend oder morgen Vormittag besser für ein kurzes Telefonat?“
Warum das funktioniert: Der Empfänger weiß sofort, worum es geht. Er muss nichts erklären, sondern nur eine von zwei Zeiten wählen. Und die Nachricht klingt nach einem Menschen, nicht nach einer Werbekampagne.
Kurze Vorlagen für typische Situationen
Für wiederkehrende Situationen lohnen sich kurze Vorlagen, die du jedes Mal leicht anpasst.
Gespeicherte Kurzantworten sparen Zeit und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Sie sollten aber nie wie eine Massennachricht klingen. Setze immer den Namen und einen konkreten Bezug ein. Zwei Beispiele:
- Terminbestätigung: „Danke für das nette Telefonat, Herr Wagner. Wie besprochen sprechen wir am Donnerstag um 18 Uhr. Hier ist der Link zum Videocall. Falls etwas dazwischenkommt, schreiben Sie mir einfach kurz.“
- Erinnerung am Vortag: „Kurze Erinnerung an morgen 18 Uhr. Ich freue mich auf unser Gespräch. Passt die Zeit noch?“
Die Frage am Ende der Erinnerung ist kein Zufall. Wer antwortet, bestätigt den Termin noch einmal aktiv, und wer verschieben muss, hat einen einfachen Anlass, es zu sagen.
Was du vermeiden solltest
Vermeide lange Texte, Sprachnachrichten an Menschen, die dich nicht kennen, und Druck.
- Lange Nachrichten. Niemand liest auf dem Handy fünf Absätze von einem Fremden.
- Sprachnachrichten beim ersten Kontakt. Viele hören sie nicht ab oder empfinden sie als aufdringlich.
- Verkaufen im Chat. WhatsApp ist der Weg zum Gespräch, nicht das Gespräch selbst. Beratung und Abschluss gehören ins Telefonat oder Treffen.
- Ständiges Nachfassen. Ein paar Nachrichten in größer werdenden Abständen reichen. Danach eine freundliche letzte Nachricht.
- Sensible Daten. Gesundheitsangaben oder Vertragsunterlagen gehören nicht in den Chat.
- Massennachrichten. Gleiche Nachrichten an viele Kontakte können zur Sperre der Nummer führen.
Telefon und WhatsApp zusammen nutzen
Am besten wirken Anruf und Nachricht zusammen: erst anrufen, und wenn niemand rangeht, direkt eine kurze Nachricht schicken.
Der Anruf zeigt, dass du dich wirklich kümmerst. Die Nachricht sorgt dafür, dass der Kontakt nicht verloren geht, wenn der Anruf ins Leere läuft. Viele melden sich dann zurück, sobald sie Zeit haben. Wie der erste Anruf aufgebaut sein sollte, steht in Leads anrufen: so läuft der erste Anruf.
Nach dem vereinbarten Termin übernimmt WhatsApp die Bestätigung und die Erinnerung. Das senkt die Zahl der ausgefallenen Termine. Was du tust, wenn trotzdem jemand nicht erscheint, steht in Kunde nicht zum Termin erschienen.
Anzeigen, die direkt zu WhatsApp führen
Meta bietet Anzeigen an, die direkt einen WhatsApp-Chat öffnen, statt ein Formular zu zeigen.
Das klingt bequem, hat aber einen Haken. Ein Chat zu öffnen kostet den Interessenten kaum Mühe, und es fehlen die Filterfragen, die ein Formular stellt. Die Hürde ist niedrig, die Vorprüfung auch. Für Finanzberater, die gezielt passende Kunden suchen, ist ein Formular mit Filterfragen und Einwilligung meist der bessere Einstieg, und WhatsApp der zweite Schritt danach. Mehr zu Formularen in Facebook Lead Ads: Formular oder Landingpage.
Woran du merkst, dass es wirkt
Ob WhatsApp hilft, siehst du an zwei Zahlen: wie viele Anfragen du insgesamt erreichst und wie viele Termine tatsächlich stattfinden.
Miss vorher und nachher, wie viele Anfragen du erreichst und wie viele Termine daraus werden. Wichtig ist, die Zahlen über einige Wochen zu vergleichen, nicht über einzelne Tage. Über alle Kampagnen meiner Partner kostet eine Kaufanfrage zwischen 18 und 60 €, und im Schnitt wird rund jede vierte zum Termin. Mit dem Potenzial-Rechner auf meiner Startseite siehst du, was das für dich bedeuten könnte.
Häufige Fragen
Darf ich Kunden über WhatsApp anschreiben?
Für werbliche Nachrichten brauchst du eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, zum Beispiel aus dem Anfrageformular.
Ist WhatsApp im Vertrieb datenschutzkonform?
Das hängt von der Nutzung ab. Kritisch ist vor allem der Abgleich des Adressbuchs. Nutze ein eigenes Geschäftskonto und kläre die Details mit deinem Datenschutzbeauftragten.
Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp Business App und Plattform?
Die App ist kostenlos und für einzelne Nutzer auf dem Handy. Die Plattform ist die Schnittstelle für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und Automatisierung.
Was schreibe ich in die erste WhatsApp nach einer Anfrage?
Wer du bist, worauf du dich beziehst und eine einfache Frage nach dem nächsten Schritt, zum Beispiel zwei Zeiten für ein Telefonat.
Soll ich Sprachnachrichten schicken?
Beim ersten Kontakt besser nicht. Viele hören sie nicht ab. Später, wenn ihr euch kennt, können sie persönlich wirken.
Sind Anzeigen mit WhatsApp-Chat besser als Formulare?
Für Finanzberater meist nicht, weil Filterfragen fehlen. Besser ist oft ein Formular mit Vorprüfung und WhatsApp als zweiter Schritt.
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