Terminquote berechnen: Formel und was gut ist
Was ist die Terminquote?
Die Terminquote ist der Anteil deiner Anfragen, aus denen ein fest vereinbarter Termin wird.
Sie misst den Schritt zwischen Anfrage und Gespräch. Damit zeigt sie, ob deine Anfragen von den richtigen Menschen kommen und ob du sie schnell und gut genug erreichst. Sie ist eine von drei Zahlen, die zusammen deine Neukundengewinnung beschreiben: Preis pro Anfrage, Terminquote und Abschlussquote.
Der Preis pro Anfrage sagt dir, was ein Kontakt kostet. Die Abschlussquote sagt dir, wie gut du berätst. Die Terminquote sitzt genau dazwischen. Sie verrät, ob deine Anzeigen die richtigen Menschen erreichen und ob du schnell genug bei ihnen bist. Wer nur die beiden äußeren Zahlen kennt, sieht nicht, wo im Ablauf die meisten Interessenten verloren gehen.
Die Formel
Terminquote = Termine ÷ Kaufanfragen × 100.
Aus 40 Kaufanfragen werden 10 Termine? Dann liegt deine Terminquote bei 25 Prozent. Zähl nur Termine, die wirklich vereinbart sind, nicht jedes nette Telefonat.
Damit die Zahl etwas aussagt, brauchst du drei feste Regeln:
- Ein fester Zeitraum. Zähl Anfragen und Termine aus demselben Zeitraum, zum Beispiel einem Monat. Termine aus Anfragen des Vormonats gehören zum Vormonat.
- Alle Anfragen zählen. Auch die, die du nie erreicht hast. Sonst rechnest du dir die Quote schön.
- Eine Quelle pro Rechnung. Gekaufte Leads, Empfehlungen und eigene Anfragen getrennt rechnen. Gemischt sagt die Zahl nichts.
Terminquote, Abschlussquote und Kosten pro Termin
Aus Preis pro Anfrage und Terminquote ergibt sich, was dich ein Termin kostet, und mit der Abschlussquote, was dich ein Kunde kostet.
- Kosten pro Termin = Preis pro Anfrage ÷ Terminquote.
- Abschlussquote = Abschlüsse ÷ Termine × 100.
- Kosten pro Kunde = Kosten pro Termin ÷ Abschlussquote.
Ein Rechenbeispiel mit Werten aus meinen Kampagnen: Bei rund 20 € pro Kaufanfrage und 25 Prozent Terminquote kostet ein Termin rein rechnerisch 80 €. Wie viel davon zu Kunden wird, hängt von deiner eigenen Abschlussquote ab. Genau diese Kette rechnet der Potenzial-Rechner auf meiner Startseite mit deinen Werten durch.
Warum sie wichtiger ist als der Preis pro Anfrage
Die Terminquote ist wichtiger, weil eine billige Anfrage, die nie zum Termin wird, am Ende die teuerste ist.
Genau den Fehler haben wir selbst gemacht: günstige Anfragen, aber viele davon waren Rentner, die längst versichert waren. Seitdem schauen wir zuerst auf die Terminquote und erst dann auf den Preis. Die ganze Geschichte dazu steht in PKV-Leads selbst generieren statt kaufen.
Der Preis pro Anfrage ist leicht zu messen, deshalb schauen viele nur darauf. Werbeplattformen optimieren auch von sich aus auf möglichst günstige Anfragen. Ohne Gegenzahl landest du dann bei vielen billigen Kontakten, die nicht passen. Die Terminquote ist diese Gegenzahl.
Was ist ein guter Wert?
Einen allgemeingültigen guten Wert gibt es nicht, unser eigener Schnitt liegt bei rund 25 Prozent.
Ein fester Branchenwert hängt zu stark von Produkt, Zielgruppe und Quelle ab. Unsere eigenen Zahlen: im Schnitt 25 Prozent bei zwei Partnern nach den ersten Wochen, mit starker Aufwärtsentwicklung, teilweise sogar 75 Prozent. Über alle bisherigen Kampagnen liegt der Schnitt ebenfalls bei rund 25 Prozent.
Vergleiche dich am besten mit dir selbst, Monat für Monat. Wenn die Quote steigt, während der Preis pro Anfrage gleich bleibt, wird deine Neukundengewinnung günstiger. Wenn der Preis sinkt, aber die Quote noch stärker fällt, wird sie teurer, auch wenn es auf den ersten Blick anders aussieht.
So hebst du sie
Die Terminquote steigt vor allem durch schnelle Anrufe, eine Vorprüfung vor dem Anruf, Dranbleiben und saubere Messung.
- Sofort anrufen. Eine frische Anfrage ist nur kurz warm. Bei uns kommt jede sofort aufs Handy.
- Vorher prüfen. Ein paar Fragen im Formular filtern, wer nur schauen will. Wie das konkret aussieht, steht in Leads qualifizieren.
- Dranbleiben. Wer beim ersten Mal nicht rangeht, bekommt einen zweiten Anruf und eine Nachricht. Mehr dazu in Warum Leads nicht ans Telefon gehen.
- Messen. Ohne festen Ort für jede Anfrage und jeden Termin rätst du nur.
Dazu kommt ein Hebel, den viele unterschätzen: das Angebot selbst. Wer in der Anzeige genau weiß, was ihn im Gespräch erwartet, sagt am Telefon leichter ja. Ein klares Angebot für eine klare Zielgruppe hebt die Terminquote oft mehr als jedes Telefonskript.
Terminquote im Team messen
Im Team misst du die Terminquote pro Berater und pro Quelle, mit denselben Regeln für alle.
Für Vertriebsleiter ist die Terminquote eine der wichtigsten Zahlen überhaupt. Sie zeigt, ob ein Problem bei den Anfragen liegt oder beim Telefonieren. Liegen alle Berater bei einer Quelle ähnlich niedrig, liegt es meist an der Quelle. Fällt ein einzelner Berater ab, lohnt sich ein Blick auf seine Anrufe: Wie schnell ruft er an, wie oft versucht er es erneut, wie steigt er ins Gespräch ein?
Wichtig ist, dass alle dasselbe unter einem Termin verstehen. Wenn einer jeden Rückruf als Termin zählt und ein anderer nur feste Beratungen, vergleichst du Äpfel mit Birnen.
Wie schnell sich die Terminquote verändert
In den ersten Wochen schwankt die Terminquote stark, danach wird sie stabiler.
Am Anfang ist die Zahl der Anfragen klein, und jede einzelne verschiebt die Quote spürbar. Gleichzeitig werden in dieser Phase Anzeigen und Filterfragen noch nachgeschärft. Bei unseren Partnern hat sich die Quote nach den ersten Wochen deutlich nach oben entwickelt. Bewerte sie deshalb nicht nach einzelnen Tagen, sondern über einen festen Zeitraum mit genug Anfragen.
Typische Messfehler
Die häufigsten Fehler sind gemischte Quellen, gemischte Zeiträume und weggelassene Anfragen.
- Nur erreichte Anfragen zählen. Dann misst du nicht die Terminquote, sondern nur, wie gut deine Gespräche laufen.
- Jedes Telefonat als Termin zählen. Ein Termin ist ein fester Zeitpunkt für ein Beratungsgespräch, kein Rückruf und kein „meld dich nochmal“.
- Quellen mischen. Eine Empfehlung hat eine ganz andere Quote als eine Anfrage aus einer Anzeige.
- Zu früh urteilen. Aus einer Handvoll Anfragen lässt sich keine Quote ablesen. Warte, bis genug zusammengekommen sind.
Am einfachsten wird das, wenn jede Anfrage an einem festen Ort ihren Stand hat. In unserem Kundenportal ist das so gebaut: neu, Termin, Entscheidung, Abschluss. Die Quote ergibt sich dann von selbst. Wo die Terminquote in der ganzen Kundengewinnung sitzt, zeigt Neukundengewinnung für Finanzberater.
Häufige Fragen
Wie berechne ich die Terminquote?
Teile die Zahl der vereinbarten Termine durch die Zahl der Anfragen im selben Zeitraum und nimm das Ergebnis mal 100. Aus 40 Anfragen und 10 Terminen werden 25 Prozent.
Was ist der Unterschied zwischen Terminquote und Abschlussquote?
Die Terminquote misst, wie viele Anfragen zu einem Termin werden. Die Abschlussquote misst, wie viele Termine zu einem Kunden werden.
Was ist eine gute Terminquote?
Einen festen Branchenwert gibt es nicht. Über unsere bisherigen Kampagnen liegt der Schnitt bei rund 25 Prozent. Am aussagekräftigsten ist der Vergleich mit deinen eigenen Vormonaten.
Wie oft sollte ich die Terminquote messen?
Einmal im Monat reicht für den Vergleich, solange genug Anfragen zusammenkommen. Wer täglich schaut, reagiert auf Zufall statt auf Muster.
Zählt ein abgesagter Termin mit?
Für die Terminquote zählt der vereinbarte Termin. Ob er stattgefunden hat, misst du am besten getrennt, damit du siehst, wo genau Interessenten abspringen.
Was tun bei einer niedrigen Terminquote?
Zuerst prüfen, wie schnell du anrufst und wie oft du es erneut versuchst. Danach die Filterfragen im Formular und das Angebot in der Anzeige ansehen.
Willst du wissen, wie das bei dir aussehen würde?
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